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解密上海会议大使

2015年02月10日 21:09
作者:杨卓琦
来源: 瞭望东方周刊
编辑:东方财富网

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  国际会议对于一个城市来说,意味着什么?除了营销城市、展示城市魅力之外,更实惠的好处在于可以促进城市的发展。

  据统计,全球每年召开大大小小的国际会议超过16万次,产值高达2800亿美元,尤其是一些高层次、大规模的国际会议,对经济社会的带动效应更为显著。这也是目前越来越多的城市把目光投向国际会议,争相成为国际会议主办地的动力所在。

  而会议大使,作为一个为城市招揽会议的专业人士,也逐渐进入国内城市管理者的视野。上海,作为国内最早设立城市会议大使的城市,近年来积累了较为丰富的经验。会议大使的职责是什么?如何选拔?对于会议大使来说,如何成功地“揽会”?国际上成功举办重大会议的城市和地区,它们有哪些有益的尝试?

  本组报道的焦点,正是为了解答上述问题。

  谁是会议大使

  全国范围(不包括港澳台地区)看,实施“会议大使”制度的城市有三个:上海、杭州、北京

  “‘大使’这个词,对我这样一个研究国际关系的学者来说意义非凡。”复旦大学国际问题研究院副院长沈丁立告诉《瞭望东方周刊》。

  沈丁立小时候的理想之一是成为一名外交官,现在他有两个“大使”身份:“上海会议大使”和“杭州会议大使”。

  上海在国内首创“会议大使”

  什么是“会议大使”?简言之,即为一个城市招揽会议的专业人士。欧美等发达国家早已有“会议大使”制度,他们为各国争来了大量高层次、大规模的国际会议。

  根据国际会议发达国家和地区的成功经验,“会议大使”一般由城市旅游会议局遴选,牵手该城市突出领域的代表或隶属于国际协会的代表。

  早在2006年,上海市旅游局在大陆首次实施“上海会议大使”聘任工作,截至目前已连续八年累计任命了98位各领域的专家学者和行业精英担任“上海会议大使”。

  全国范围(不包括港澳台地区)看,实施“会议大使”制度的城市有三个:上海、杭州、北京。

  上海的“会议大使”来自多个领域。“我们希望这些顶尖的专家、学者,通过自身在国内外专业领域的影响力,将其领域的高端国际会议吸引到上海。”上海市旅游局国际旅游促进处副处长、上海旅游会展推广中心主任陈平对《瞭望东方周刊》说。

  “会议大使”是一项无偿工作。“我们并不支付报酬,”陈平说,“他们更多的时候是靠自己的热情与责任感去竞会、争会,去推荐上海。”

  同为“上海会议大使”的华山医院运动医学与关节镜外科主任陈世益和复旦附属肿瘤医院副院长叶定伟都向本刊记者表示,引进国际会议的同时也是推广自己的过程。“我们需要被国外同行了解,需要让他们知道我们学科的发展水平,我们的专业程度。”

  2013年上海召开国际会议600多个

  陈平介绍,得益于“会议大使”的推动,近年来上海国际会议的数量不断增加。根据国际大会与会议协会(ICCA)发布的数据,2013年上海举办国际协会会议72个,世界排名第29位,与2012年相比上升了6位。

  2013年在上海召开的国际会议有600多个,若严格按照ICCA的标准统计,应该是72个。

  一般来说,规模大的行业协会都有自己的年会周期,一年或者两年举办一届,协会对于申办国也有很高评选标准,一些学科领域的年会甚至从未在发展中国家召开过。接受本刊采访的人士认为,某些会议的申办流程、申办手续之繁琐复杂,真不亚于申办奥运会。

  这些国际会议的主办地一般需要提前几年申请。“上海会议大使”、长海医院消化内科主任李兆申从2008年就开始准备,为上海争取了2013年世界胃肠病大会的主办权。而陈世益为上海赢得的2017年“国际关节镜-膝关节外科-骨科运动医学学会”(即ISAKOS双年会),从2012年12月初已进行申会准备。

  希望有顶尖专家学者

  争取更多的国际性会议来上海举办,将上海打造成新兴的会议旅游目的地,是上海设立“会议大使”的初衷。

  陈平认为,成功的会议不仅能把当前的学科领域推向世界前沿,也可以为城市带来丰厚的经济效益,同时,还能提升城市的形象与知名度。比如,李兆申及其团队承办的2013年世界/亚太胃肠病大会,规模万余人,为期5天的会议,仅酒店客房一项就为上海贡献了数千万元的收入。

  上海并不是传统的旅游目的地,商业氛围较为浓厚。从会议类别上说,上海召开的商业性会议比较多,国际协会会议相对较少,而“会议大使”争取的主要是后者。

  众多国际会议是散落在各个行业之中的,“如何将它们吸引到上海,是一项综合性很强又很艰巨的系统工程,需要整合各方资源。”陈平介绍,这些国际协会的年会很多都遵循会址巡回原则,申办流程与申奥差不多。有些学科领域的国际协会历史悠久,每年或隔几年就会举办年会,但从未在中国召开过,很重要的一个原因是中国人可能从未申请过。

  谁可以成为“会议大使”

  上海在2005年就开始进行设立“会议大使”的准备工作,2006年首批聘任7人。

  “会议大使”不限国籍、地域、年龄和性别,但要成为上海的“会议大使”需要满足以下条件之一:各学科领域的带头人、领军人物;在相关的国际、国内学术协会内担任一定职务,并有较大影响力;具有一定的社会活动能力,且掌握较为丰富的国际会议资源;愿意为上海会展旅游事业的发展和城市的推介尽力;在未来2~5年内能够把促进上海社会经济、文化、科技、卫生等事业发展的国际会议争取到本市召开。

  “会议大使”中不乏全国人大代表、全国政协委员和两院院士,绝大多数来自上海,少部分来自北京、杭州、南京等城市——比如,北京阜外医院介入导管室主任徐波、江苏省人民医院康复医学科主任励建安。

  2009年,上海“会议大使”第四批次的聘任中还首次出现了外籍人士,包括TTG亚洲旅游媒体集团董事总经理黄汉明(Darren Ng)、时任上海国际品牌酒店协会主席威廉(William Hall)、时任美国运通全球旅行服务总裁白施礼(Charles Petruccelli)等。

  据本刊记者统计,截至2014年,上海“会议大使”来自医学、建筑、社会科学、信息、电子科技、半导体、物理学、生物学、国际关系、船舶工业、食品科学、经济学、心理学、海洋地质、艺术、地理、气象、航运、金融等20余个学术领域以及酒店、旅游媒体、会展、商务旅行行业,其中来自医学领域的“大使”,占了近一半。

  如何选拔

  上海“会议大使”的任期为五年,到期后视情况考虑是否续聘,“有些‘会议大使’由于工作变动、精力有限等原因主动放弃续聘。”陈平说。

  本刊记者获悉,上海市旅游局对“会议大使”的人数并未作限制。自2006年首次聘任七名“会议大使”后,每年都会新聘,且新增加的人数也不限制。如2007年新增17人,以后几年的增加人数分别是:2008年12人,2009年16人,2010年9人,2011年10人,2012年10人,2013年8人,2014年8人。

  每年在确定“会议大使”的开拓方向和重点领域后,上海市旅游局会与相关领域的管理部门和科研院所等单位合作,就“会议大使”的推介进行情况说明和沟通,并由这些领域的负责人推荐人选。

  此外,上海市旅游局还会通过国际会议协会(ICCA)等信息数据库搜寻合适的人选。在初步确定候选人名单后,由市旅游局向其发出书面邀请函。若候选人同意,旅游局会逐一拜访,并通过平衡、协调,确定“会议大使”的初步名单,最后由市旅游局审批确认。

  杭州的选拔方式与上海稍有不同。成为杭州的“会议大使”,除了推荐之外,还可以毛遂自荐,填写《杭州会议大使自荐(推荐)表》,经杭州市旅游委员会及相关部门认定后,就有可能成功入选。

  并不强求带会

  一次完美的会议之后,很多参会者都会变成上海的潜在客源,他们可能会带朋友家人来,或者带来商业机会。“我曾碰到很多参会代表以后又带着家人来上海旅游,这其实是非常好的广告,是我们花费几千万元投放硬广告达不到的效果,也是一个城市知名度慢慢积累的过程。”陈平说。

  与城市知名度的积累一样,国际性会议的举办也是一项综合性很强又很艰巨的系统工程,“我们不强求‘会议大使’一定能带来会议,他们在适当的场合推荐上海也很重要。”陈平说。上海不仅在乎来沪举办国际会议的数量,更加在乎“会议大使”发挥的作用。

  近年来,沈丁立每年平均要参加50多场国际会议,写近200篇文章,在国际舞台上的曝光率很高。“我不认为设立‘会议大使’的目的仅仅是给城市带来几个会议,”在沈丁立看来,在国际场合讲好上海故事,发出上海声音,彰显上海魅力,是自己当“会议大使”的着力点。

  沈丁立在40岁之前就已经组织过50个国际会议,他眼中合格的“会议大使”,要么带来一定规模的会议,要么为这个城市打造软实力。

  “我希望通过自己的努力,让我们中国的声音变得犹如小提琴独奏一样,温润而舒缓,动听悦耳,最终能够让外国人认可我们的理念。之所以能让别人乐于接受我的观点,奥妙就在于我会采用对方乐于接受的叙事方式讲好中国故事,这样才能打动别人。”沈丁立说。

  叶定伟说,“会议大使”是一个长期工作,要“润物细无声”。

  我国缺乏品牌会议

  陈世益和同事历时一年,最终让上海成为2017年ISAKOS双年会举办地。类似这样的会议竞标的过程虽然很复杂,但叶定伟说,“只有竞标这种方式才能给我们机会”。

  据悉,欧美的一些会议有固定模式,像美国临床肿瘤学会一般都固定在一个地方举办,由于参会人数多达三四万,并不是每个城市都能承办,最近几年都在芝加哥召开。

  叶定伟认为,目前在医学领域,中国自己发起的真正全球性的品牌会议还是太少。所谓的品牌会议,是要形成一个蝴蝶效应,外国的专家学者不请自来,主动分享成果。

  在我国,有些城市,尤其一些二三线城市为了彰显国际化程度,用财政经费举办国际会议,为国外参会者埋单。

  召开一个国际会议需要得到政府的支持,陈平认为,一定的财政补贴是必要的,但有一个投入和产出比的问题。

  陈世益说,希望国家能够进行总体布局,对一些货真价实的国际会议给予更多扶持,对会议场馆从财政上给予一定补贴。

(责任编辑:DF134)

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